Пътуването по служба, си е работа на път. Дали ще бъдете командирован в страната или чужбина, не е от съществено значение. Акцентът пада върху спазването на етикета по планиране, организиране, осъществяване и отчитане на служебната командировка.Където и да сте на службно пътуване, не бива да забравяте добрите маниери, учтивостта и вежливостта.
Както и това, че вие сте представител на институцията, която ви е пратила по служба. Защитавате интересите й и сте деен посредник между работата си, околната среда, природните, културни и исторически дадености на мястото, което посещавате.
Как да се подготвим за служебно пътуване?
Планирайте пътуването си. За да се осъществи то, ви трябва сериозна делова причина – сключване на договор, посещение на подразделение на институцията/фирмата, конференция, срещи с партньори и т.н.
Преди да тръгнете, се подгответе в делови порядък по следните въпроси.
- Защо заминавате? – делова програма, с изразена яснота по това: цел на пътуването, къде отивате, с кого ще се срещнете, ще бъдете ли посрещнат, настанен и обгрижван по време на посещението ви.
- Съгласуване на пътуването с ответната страна. Времетраенето и престоя ви, трябва предварително да бъдат обмислени и координирани с партньорите ви.
- Какво да носите със себе си ?- лаптоп, договори, служебни извлечения, протоколи, подаръци и др. Нека всичко, което ви е необходимо, да ви е под ръка, а не в последния момент да го изисквате по факса от офиса си.
- Подгответе пълен списък с имена, адреси, телефони и имейли, на партньорите, с които ще се срещате.
- Направете си предварително резервация на хотел, рента-кар и се позаинтересувайте какви услуги, може да ползвате на място.
- Попитайте колегите си, посещавали ли са преди това града, в който отивате? Какви забележителности има, ресторанти, музеи, дали имат карта на града, която да ви предоставят? Далече ли е аерогарата/автогарата от центъра на града или до офиса на вашите партньори?
- Важна е прогнозата за времето – от това зависи какъв ще е гардеробът ви.
Гледайте на служебното пътуване като на едно приятно задължение. През времетраенето му, освен, че вършите пряката си работа, вие разширявате кръгозора си, научавате нови вълнуващи неща. Запознавате се с природни дадености, културни и исторически паметници, нови хора, придобивате ценна информация за бизнеса, обогатявате житейските си контакти.
Тези, които често пътуват в командировка, имат чанта с всичко необходимо за пътуване. Оптимално малко, но в същото време максимално достатъчно. Шеговито тези вещи се наричат „бойната готовност“.
Какво съдържа тя? – тоалетни принадлежности, кърпа за тяло, чехли, будилник, сешоар, слънчеви очила, ютия, чадър, книга или речник.
Какво ви трябва още?
- Добре изглеждащ куфар със заключване и достатъчно отделения за вещите ви.
- Правилно залепен етикет от външната и вътрешната страна на куфара с името, адреса и телефона ви, както и маршрута ви. Това се налага, в случай, че куфарът се загуби на някое летище. Ако адресната ви индикация липсва, как ще си получите вещите?
- Списък с необходимите ви дрехи. Това е за улеснение, когато си събирате нещата в някой хотел.
- Ръчна чанта за паспорт, пари, кредитни карти, билети.
- Офис чанта за служебни материали, подаръци, визитни картички, СД, рекламни материали.
- Дрехи, обувки, бельо, чорапи, бижута, козметика/прибори за бръснене/, медикаменти, зарядно устройство за телефон, пижама.
- Лаптоп.
Бих искала да коментираме количеството дрехи, които е удачно да се носят по време на служебна командировка.
Да разглегаме вариант командировка в чужбина, например в Брюксел.
Цел на командировката – посещение на Съвета на Европейския съюз.
Времетраене – 5 дни.
Пътуване – със самолет.
Какво ще ви трябва? В зависимост от сезона,
За кавалер: пардесю/шлифер, шапка, ръкавици от кожа напа, два делови костюма, вечерно облекло, два чифта черни официални обувки
/дневни и вечерни/, черен колан, по един брой риза за всеки ден,
3 вратовръзки, папионка за вечерния костюм/смокинг/, ръкавели, чорапи – черни, ¾ и бельо – по 5 броя.
За дама: манто/шлифер, шапка, ръкавици от кожа напа или плат, два делови костюма, вечерна рокля, два чифта официални обувки, в комбинация с костюмите, но в тъмната гама / дневни и вечерни /, блузи към костюмите – по една за всеки ден от командировката, официална дамска чанта от кожа, копринен шал, стилни бижута, бельо и резервни чорапогащи.
Въпреки изискванията на деловия етикет, явно всеки иска да пътува в удобни дрехи, за да се чувства конфортно.
Запомнете, пътувайте по служба така, както искате да изглеждате по време на преговори или официални мероприятия. Не си позволявайте да променяте деловия си имидж, както и дрес кода на ведомството, което представлявате.
Никога не пътувайте размъкнати, в спортни дрехи /ако събитието е спортно, то тогава те ще са задължителни. Например на ски турнир ще е смешно да се явите в официален костюм./, несресани, с лош външен вид.
Може в куфара си да носите бански или спортен костюм, защото в повечето реномирани хотели по света и у нас имат спортни бази и басейни и използването им е безплатно.
Няколко съвета, как да съблюдаваме бизнесетикета по време на пътуване и същевременно да не нарушаваме собсвения си стил и конфорт:
- Тръгвайте винаги с насроение, с позитивна нагласа. Независимо, дали пътувате до Добрич или Катманду.
- Бъдете учтиви и не забравяйте вълшебните думички „моля“, „благодаря“, „извинете“.
- Подгответе си хапчета срещу повръщане. Подходящи са за пътуване със самолет, кола, кораб, дори автобус.
- Вземете оптимално количество багаж, не се товарете с излишности!
- Не заемайте личното пространство на съпътниците си. Не притеснявайте съседа си по седалка.
- Не говорете високо, не се смейте, не шумолете и заговарайте съседа си, само ако ви е показано, че му/й е приятно.
- Не се блъскайте, не се предреждайте и суетете при качване и слизане, при чекиране на багажа или при получаването му.
- Внимавайте с такситата – навсякъде по света може да имате проблеми с тях.
- Разполагайте с дребни пари / монети и банкноти / за бакшиши, телефонни разговори, дребни услуги, цигари , цветя и др.
- Не проявявайте капризи и характер, съобразявайте се е обстоятелствата.
- Подгответе се предварително с информация за политическото, икономическото и културно равнище на страната /мястото/, което посещавате. Това ще ви е от изключителна полза.
- Следвайте целта на пътуването си и постигане на заложените очаквания от него. Бизнесът винаги е на първо място!
Когато пътувате със самолет, добре е да знаете, че спазването на добрите обноски е като част от билета ви за полет.
Какво се иска от вас?
- Изберете надеждна авиокомпания. Това е от изключителна важност за безопастността ви, качеството на превозването и конфорта ви по време на пътуването.
- Изберете директен полет. Само в случай, че няма билети по вашата дестинация, купувайте пътуване с междинни прекачвания на самолетите.
- Потвърдете полета си отново преди пътуването, за да нямате недоразумения.
- Пристигнете на летището в указаното от авиопревозвача ви време преди полета, поне 2 часа по-рано.
- Не превишавайте допустимото по билет количество багаж!
Ако куфарът ви се загуби, не изпадайте в паника, не крещете на служителите от администрацията. Така няма да решите проблема, а си хабите нервите. Винаги залепвайте етикет от външната и вътрешната страна на багажа си с името, адреса, телефона и маршрута си. Това е начина изгубеното по-лесно ще бъде разпознато и върнато. - Съобразявайте се с останалите пасажери, не всички са на вашето професионално и социално ниво. Не се дразнете от поведението им. Бъдете етичен, толерантен и търпелив!
- Не преяждайте и препивайте преди полет. Това води до негативни последици! Същото важи и за поведението ви на борда на самолета.
- Използвайте мобилния си телефон само при изключителна необходимост. Вълните му на приемане и предаване смущават електрониката на самолета, а това може да се окаже фатално.
- Питайте стюардите какво е времето в точката на кацането, има ли възможност за наемане на кола, такси, друга необходима ви информация.
- Погрижете се за външния си вид, багажа си, бъдете любезен и учтив!
- Пътуването със самолет е фобия за много хора, но вие не сте сред тях, нали! Мислете си хубави неща по време на полета, това помага!
Когато пътувате в чужбина е редно да сте осведомен за:
- Валидността на задганичния си паспорт. За да напуснете границите на Република България ви е нужен поне шест месечен срок, преди изтичане валидността на паспорта ви.
- Да имате необходимите визи. Независимо, че имаме спогодби с много страни за безвизов режим на пътувания, добре да сте сигурни в детайлите по командировката си.
- В паспорта ви има ли достатъчно страници за поставяне на граничните печати?
- Срокът на пътуването ви /от – до/ по командировачна заповед или друг официален документ.
- Ваксинации и имунизации. В определени държави / в Африка, Азиа / се изискват специфични ваксинации. Добре е за вашето здраве да си ги направите тук, на място.
- Допълнителни индитификационни документи – свидетелство за международно правоуправление на автомобил, здравна книжка, дипломи.
- Пари – местна и международна валута. Пътнически чекове и кредитни карти.
- Политическо, икономическо, културно, историческо и социално равнище на посещаваната от вас страна.
- Волтажът на електрическата мрежа. Има страни, с различен от нашия волтаж и трябва да си носите трансформатор за вашите електрически уреди.
- Религия на местното население. От особенно значение, за да нямате недоразумения или проблеми.
- Къде се намира българското посолство/косулство в съответната страна, адрес, телефон и името на водещия дипломат.
Когато пътувате в служебна командировка не забравяйте, че вие сте представител на институцията, която ви е изпратила и малко или много трябва да се съобразявате с този факт.
Съблюдавайте правилата на добрия тон и пътуването ви ще бъде впечатляващо преплитане на полезното с приятното.
Знам от опит, че служебните командировки оставят незабравими спомени, непринудени срещи, добре свършена работа, разширен личен кръгозор, малко тъга от финализирането на задачата, но и очакване на нови по-интересни цели и маршрути.
Приятно и ползотворно пътуване!
