Всяка фирма има своите върхове. А те неминуемо са свързани със светски събития, защото без бляскаво представяне на победите, не се случват и мотивирани работни резултати. Комбинацията между едното и другото дава достатъчно добрия имидж на фирмата пред партньорите, конкуренцията и обществото.
Светското събитие, организирано по празничен повод, играе ролята и на катализатор за туширане на възникнали в работния процес проблеми, незрели социални неформални конфигурации, конфликти в зародиш или просто несъответствия в характерите на служителите и работниците, ръководния състав и шефското тяло. Каквото и да е празничното събитие, то изисква правилна стратегия, навременна и добре обмислена организация, положителна нагласа за осъществяване на пълноценно тържество и не на последно място доволство в служителите и поканените гости на празника и увереност, че не са загубили безцелно времето си.
Какво трябва да е поведението при присъствие на празнично събитие – тържествено, светско, делово, семпло или фрапантно и агресивно?
Отговорът на този въпрос зависи от естеството на празничното събитие, за кой от участниците в него се отнася и какво е мястото му във фирмената и социална йерархия. Вежливото, етично и добронамерено поведение е винаги подходящо за каквото и да е празнично събитие. Колкото един участник в него е по-естествен, умерен и придържащ се към светския тон на 21 век, толкова неговото поведение ще бъде печелившо. Както за самия него, така и за фирмата, която представлява.
Да разгледаме ролята на ръководителя на фирмата, как той /тя/ би следвало да се държи в такава ситуация? Накратко “шефът” е лицето, което фокусира върху себе си цялата отговорност по осъществяването на празничното събитие. Той дефинира целта на събитието, разпределя ролите по организацията, изпълнението и отразяването му между подчинените си. Осъществява поетапен и цялостен контрол и накрая се радва на добре сработен, пълноценен професионално и личностно колектив, който умее не само да работи, но и да се весели. Подготвя си кратка реч, с която поздравява присъстващите на събитието с “добре дошли” и използва случая да благодари на когото трябва.
Ролята на отговарящ по организация на тържествено събитие е съвсем друга. Това обикновено е ПР служителят или завеждащият служба “Протокол” във фирмата, но може да бъде всеки друг служител, с изявени организаторски качества и опит. Той е длъжен, след като са му /й/ делегирали права по организацията на събитието да направи следното:
1. Да прецени дали времето, оставащо до датата на събитието, е достатъчно, за да се организира то стилно и добре.
2. Да потърси и предложи подходящо място за провеждане на тържественото събитие. В зависимост от естеството на събитието и сезона, то може да бъде дневно, вечерно, градинско, плажно, на яхта в морето, сред природата и т.н.
3. Да състави план по провеждането му, бюджет, етапи по подготовката и подотговорници по отделните задания.
4. Да прецени дали може да се справи сам или да се обърне към професионален организатор. В повечето случаи, работата с професионалист е много добър избор и дава простор на смислени, градивни и правилно подбрани решения за качествено провеждане на събитието.
5. Да се насочи към утвърдена фирма за кетъринг/ с широка листа от предлагани храни и напитки/, украса /живи или саксийни цветя, балони, статуи, пера и др./, музикално, вокално и танцово озвучаване и забавление.
6. Да направи списък на поканените гости /партньори, контрагенти, клиенти, журналисти, светски личности, лица от местната и изпълнителната власт, партийни, институционални и религиозни дейци, приятели на фирмата и т.н./.
7. Да изготви печатни и/или електронни покани, съдържащи ясен и подчертано естетски текст за целта на светското събитие, дата, място и час на провеждането му, вид на облеклото и начин на посещение на събитието – лично или с придружител. Поканата трябва да се получи от лицето не по-късно от 10 дни преди събитието, лично или по куриер. При специални случаи, срокът е 14 работни дни. Винаги се изисква потвърждение на присъствие, като са посочени за целта телефон или имейл за контакт.
8. Да има предварително подготвена информация за поканените журналисти, даваща точна представа за целта на събитието и напътстваща какво се очаква от тях като последващо отразяване.
9. Да е в постоянен контакт с всички участници в подготовката на събитието и да проследява изпълнението на отделните етапи, като своевременно докладва на шефа си цялата информация до момента.
10. Да е всеотдаен на идеята за организиране на незабравимо и добре проведено светско събитие и да не страда от това, че ще бъде несправедливо критикуван от колеги или шеф. Важна е целта – хубаво проведено и правилно отразено медийно светско събитие, доволен колектив, гости и най-вече шеф!
публикувано в „Работещо момиче“ – http://www.raboteshtomomiche.com/article.php?id=kak-da-organizirame-slujebno-parti-540
